دستگاه فکس چیست ؟

دستگاه فکس به دستگاهی گفته می شود که امکان ارسال و دریافت نامه های اداری را با استفاده از خطوط تلفن مهیا می سازد . بدین صورت که کاغذ در دستگاه وارد شده و اسکن می شود و سپس از طریق تلفن ارسال می شود .

آیا این سیستم ها برطرف کننده کلیه نیازهای شرکت هستند؟

با توجه به این موضوع که کلیه شرکت ها در حال پیدا کردن راه حلی هستند که توسط آن بتوانند زمان تمرکز بر روی کار را کاهش دهند و کارایی را افزایش دهند این سوال به وجود می آید که آیا این سیستم ها نیز با تمام تکنولوژی و فناوری بکاررفته پاسخ گوی نیازهای شرکت ها و مجموعه ها هستند؟ این سیستم ها تا چه میزان موفق بوده اند؟

برای پاسخ به این پوشش ها ابتدا باید نیاز و خواسته هر مجموعه و هم چنین تعداد افراد شاغل در آن محیط و حجم کاری را بررسی نمود. نیازهای هر شرکتی متفاوت و خاص خود اوست. در هنگام تولید و طراحی این سیستم ها یک اصول کلی در نظر گرفته شده است که این اصول را می توان به گونه ای بیان کرد که بر طرف کننده بیش از نیمی از خواسته مجموعه است اما همانطور که بیان شد یکی از عوامل مهم و تاثیرگذار در بررسی میزان بازدهی این سیستم ها در هر محیط، تعداد افراد شاغل در آن و حجم کاری است که این افراد دارند.

تعداد افراد شاغل و حجم فعالیت هر فرد

در مجموعه هایی افراد زیادی اشتغال دارند. می توان این نتیجه را استنباط کرد که حجم کاری بالایی در این شرکت وجو دارد. این حجم کاری می تواند شامل تماس های ورودی و هم نامه های و اسناد مکتوب زیادی باشد که باید ارسال و یا دریافت گردد وجود یک دستگاه فکس ممکن است به تنهایی پاسخ گوی این نیاز باشد. برای این منظور در شرکت ها از چندین دستگاه استفاده می شود اما این راه حلی مناسب به نظر نمی رسد.

با فکس مودم، ارتباطات مکتوب خود را بر روی بستر شبکه فعال کنید و از طریق کامپیوتر خود آن را پیگیری کنید.

دستگاه فکس یکی از مشکلات اساسی که داشته و دارد این است که برای استفاده از آن باید نامه را چاپ نمود و سپس آن را ارسال کرد. این کار به غیر از افزایش هزینه مصرفی کاغذ و کاتریج سبب رفت و آمدهای اضافه ای در محیط شرکت می شود. برای رفع این موضوع در شرکتها می توان با بهره گیری از فکس مودم اکسترنال ارتباطات خود را از طریق کامپیوتر خود انجام داد.

فکس مودم که در واقع دستگاهی کوچک با قابلیت هایی بزرگ است همان طور که در بالا مشخص است از سو به خط تلفن از طریق سرسوکت RJ-11 متصل می شود و از سمت دیگر با استفاده از از کابل USB به کامپیوتر و یا سرور شرکت متصل می شود. در شرکت هایی که از سیستم سانترال پاناسونیک استفاده می کنند می توانند با تعریف یک داخلی برای فکس، با اتصال سیم خط داخلی به فکس مودم این سرویس را به غیر از فعال کردن بر کامپیوتر افراد بر روی خطوط تلفن آن ها نیز فعال کرد.

از ویژگی ها و برتری های فکس مودم نسبت به دستگاه فکس می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• جلوگیری و حذف رفت و آمدهای اضافه در محیط
• پیگیری نامه های ارسالی و نمایش آن ها بر روی کامپیوتر هر فرد
• شبکه ای بودن سیستم و دریافت فکس و نمایش آن برای همه
• ماندگاری تمام نامه های ارسالی و دریافتی در حافظه سرور
• ایجاد صف انتظار در هنگام ارسال فکس
• پیگیری فکس های ارسال نشده از طریق سیستم و تلاش برای ارسال مجدد آن
• دسترسی راحت به فکس ها
• امکان پاسخ دهی به فکس های ورودی از طریق فکس مودم
• هرچه سریع تر شرکت خود را به سرویس فکس مودم مجهز کنید

منبع :مجموعه وبسایت های شرکت ایده آل گستر